Herhangi bir ilişkinin anahtarı iletişimdir. Bu elbette romantik ilişkileri de içerir ancak arkadaşlıkları, meslektaşları, yönetici-ekip ilişkileri ve özellikle marka-müşteri ilişkileri için de geçerlidir. Bir başkasını ikna etmek, bilgilendirmek, eğlendirmek veya etkileşimde bulunmanızı gerektiren herhangi bir anlatım, etkili iletişim gerektirir.

İletişim Nedir? 

İletişim, insanların başkalarıyla nasıl etkileşime girdiği ve nasıl bilgi alışverişinde bulunduğudur. Latince “commūnicāre” kelimesinden gelir, yani paylaşmak. 

Daha basit bir ifadeyle, iletişimin amacı “anlam yaratmak ve anlam alışverişi yapmak”tır. İletişim aynı zamanda bir süreçtir. Bir dizi eylemin sonucudur. İletişim, yönteme, kanala ve kişiye göre değişkenlik gösterir. Öyleyse, etkili iletişim yapmanın püf noktaları nelerdir?

Etkili İletişim Nasıl Yapılır?

Her iletişim iyi iletişim değildir. Aslında, hiç iletişim kurmamak (bazı durumlarda) zayıf veya kötü iletişim kurmaktan daha iyi bile olabilir.

Etkili iletişim yöntemlerini uygulamamak hata yapmanıza yol açar. Kötü iletişim, bazı durumlarda, ortamı şiddetlendirebilir, kötüleştirebilir, güven sarsabilir. Dahası esas mesajların alınmasını zorlaştırabilir. Etkili iletişim, sonuç veren iletişimdir. Etkili iletişim yapmak için bazı becerilere sahip olmak gerekir.

Etkili İletişim Becerileri Nelerdir?

Etkili iletişim sadece açık ve dürüst konuşmak değildir. Aynı zamanda iletişim için güvenli ve rahat bir alan yaratmayı da gerektirir. Başarılı bir şekilde bilgi vermek ve almak için aşağıda sıralanan etkili iletişim becerilerini kullanmanız şarttır.

1. Aktif Dinleme

Etkili iletişim, konuşmaktan çok dinlemekle ilgilidir. Aktif dinleme, sadece karşınızdaki kişinin söyleyeceklerini duymak değildir; aynı zamanda onların duygularını ve bakış açılarını anlamayı da içerir. Etkili iletişimin amacı, iletişim kurduğunuz kişi veya tarafla empati kurmak ve anlamaktır. Bu önemli kuralın adımlarını şöyle sıralayabiliriz:

• Diğer Kişiye Odaklanın. Telefonunuza bakmayın, odaya, ortama, etrafa bakmayın veya başka biriyle konuşmaya başlamayın. Dikkatinizi muhatabınıza vermezseniz ses tonunu veya sözel olmayan ipuçlarını yakalayamazsınız.
• İlgi Gösterin. Başınızı sallayarak veya “evet” diyerek diğer kişinin söylediklerine ilgi gösterin. 
• Yargılamaktan Kaçının. Diğer kişi konuşurken yargılamamaya veya varsayımlarda bulunmamaya çalışın.  
• Sorular Sorun. “Duyduğum şey…” veya “Demek istediğin bu mu?” gibi sorular sorun ve pekiştirici geri bildirim sağlayın. 

2. Kararlı Olun

Kararlı olmak, düşüncelerinizi, fikirlerinizi ve duygularınızı dikkate almaktır. Dahası bunları açık ve saygılı bir şekilde iletmektir. Kendinizi öne sürmek, başkalarıyla empati kurarken kendi hedeflerinizde net kalmanıza yardımcı olabilir. Tabii ki kararlı olmak, aşağılayıcı veya saldırgan olmak anlamına gelmez. Aşağıdakileri uygulayarak iddialı ve net adımlar atabilirsiniz.

• Net olun: Bir sohbeti kolaylaştırmak için başka biriyle ilişki kurmadan önce kendi değer ve görüşleriniz konusunda net olun. 
• Olumsuzluktan kaçının. Olumsuz düşünceleri veya görüşleri olumlu bir şekilde ifade edin. Negatif söylemlerden ve öfkeden kaçının.
• Hayır demeyi öğrenin. “Hayır” veya “Kabul etmiyorum” diyebilecek kadar rahat olun . 

Etkili iletişim diğer kişiyi anlamakla ilgili olsa da, kendi bakış açılarımızı unutmamız gerektiği anlamına gelmez.

3. İletişim Engellerini En Aza İndirin.

İster konuşuyor ister dinliyor olun, iletişimdeki stresi en aza indirmek, sağlıklı ve etkili bir ortam yaratmaya yardımcı olur. Peki nasıl?

• Durun. Düşüncelerinizi toplamak için duraklayın veya duraklatın. Bu, düşünmeden konuşmaktan ve pişman olabileceğiniz bir şey söylemekten kaçınmanıza yardımcı olur.  
• Tek odaklı konuşun. Sizin veya diğer kişinin kafasının karışmaması veya bunalmaması için her seferinde bir konuyu hedefleyin. 
• Karşınızdakini bölmeyin. Diğer kişi konuşurken araya girmeyin veya gereksiz yorumlar veya sesler çıkarmayın. 
• İyimser kalın. Konuşurken ve dinlerken iyimser kalmaya çalışın. Konuşmanın ruh halini ve temposunu yüksek tutun. 

Yöneticiler, patronlar veya ebeveynler gibi bir ilişkide "üstün" olarak algılanan herkes bukuralları özellikle akılda tutmalıdır.

İletişimin Önündeki Ortak Engeller Nelerdir?

İlişkilerinizde iletişimi engelleyebilecek birkaç yaygın iletişim hatasına göz atalım, 

1. Dil/Kültürel İletişim Engelleri

İki taraf aynı dili konuşmadığında veya farklı anlayışlara sahip olduğunda ortaya çıkar.Günümüzün işyeri ortamları her zamankinden daha çeşitlidir, yani işbirliği her türlü kültür arasında gerçekleşiyor. Kültürel veya dil engellerini kaldırmanın en iyi yolu, evrensel olarak anlaşılan ortak, net ifadeler seçmektir. Farklı bir dil konuşan biriyle iletişim kurmak istiyorsanız, gerektiğinde bir çevirmen kullanmayı deneyin.

2. Psikolojik İletişim Engelleri

Psikolojik engeller, taraflardan biri veya her ikisi de kültürel önyargılar taşıdığında veya duygusal bagajlarla kısıtlandığında ortaya çıkar. Güven eksikliği dikkat veya empati eksikliği olduğunda meydana çıkar. Herkesin zihin dünyası ve yetiştirilme tarzı farklıdır. Psikolojik engeller söz konusu olduğunda, beklenti ve önyargıları bir kenara bırakıp empati, sabır ve anlayışa öncelik vermek her iki tarafın da sorumluluğudur.

3.    Fiziksel İletişim Engelleri

Fiziksel engeller, e-posta, sosyal medya, metin veya telefon iletişimi (yüz yüze olmayan herhangi bir teknoloji) yoluyla ortaya çıkar. Günümüz dünyasında özellikle uzaktan çalışma ile dijital ve metin tabanlı iletişim çok yaygındır. Alıcılar, bir mesajın arkasındaki anlamı üstlenmeyerek veya sadece açıklama isteyerek bu engellerden kaçınabilirler. Ayrıca mesajgönderenler sözsüz iletişim kurarken açıklayıcı noktalama işaretleri veya kelimeler ekleyerek mesajlarının daha kolay alınmasını sağlayabilirler.

Dört İletişim Tarzı Nedir?

DiSC ve Myers-Briggs gibi kişilik testleri, başkalarının sizin ihtiyaçlarınızı, güçlü ve zayıf yönlerinizi daha iyi anlamasına yardımcı olur. Aynı yöntem iletişim tarzları için de geçerlidir. Aşağıdaki farklı stilleri anlamak, başkalarının nasıl ve neden iletişim kurduğunu daha iyi anlamanızı sağlar.

1. Pasif İletişim Tarzı

Pasif iletişimciler kayıtsız davranırlar ve çoğu zaman başkalarına boyun eğerler. Dışarıdan uysal, sessiz veya esnek görünebilirler. Muhtemelen hayır demekte veya çatışmalarla uğraşmada iyi değillerdir. Ancak genellikle "akışa göre hareket ettikleri" için anlaşmaları kolaydır. 

Pasif iletişimcilerden duyabileceğiniz ifadeler şunlardır:

• "Benim için fark etmez."
• "Bunun için savaşmaya değmez. Yeter ki barışı koruyalım.”

2. Agresif İletişim Tarzı

Pasif iletişimcilerin uysal ve sessiz olduğu yerde, agresif iletişimciler gürültülü, küstah, eleştiren ve fiziksel olarak saldırgandır. İletişim tarzları davranışları, hacimleri ve ifadeleriyle yankılanır. Agresif iletişimciler komutlar verir, araya girer ve genellikle insanların sözünü keserler.

Agresif iletişimcilerden duyabileceğiniz ifadeler şunlardır:

• "Yanılıyorsun."
• "Bu senin hatan. 
• "Bunu Düzelt."

3. Pasif-Agresif İletişim Tarzı

Pasif-agresif tarz, her ikisinin bir karışımıdır, diyebiliriz. Bu tür iletişimci pasif görünse de, muhtemelen bilinçaltlarında saldırgan bir taraf barındırırlar. Davranışsal olarak heyecanlı görünebilirler ve söyledikleriyle uyuşmayan yüz ifadeleri veya sözel olmayan ipuçları gösterebilirler.

Pasif-agresif iletişimcilerden duyabileceğiniz bir ifade:

• "Bu sorunla karşılaşacağımızı size daha önce söylemiştim."

4. İddialı İletişim Tarzı

İddialı iletişimcilerin en etkili ve en sağlıklı iletişim tarzını takip ettiği söylenir. Bu iletişimciler, başkalarının görüşlerini dikkate alırken, kendi ihtiyaçlarını ve görüşlerini de net bir şekilde ifade edebilirler.

Genellikle bir uzlaşma veya kazan-kazan durumu yaratmak için iletişim kurarlar.

İddialı iletişimcilerden duyabileceğiniz bir ifade:

• “Fikrinize saygı duyuyorum ama katılmıyorum ve işte nedeni…”

Kendi iletişim tarzınızın yanı sıra ekibinizin ve meslektaşlarınızın tarzını anlamak, uzlaşmazorlaştığında yardımcı olacaktır. 

İş Yerinde İletişim Nasıl Olmalıdır?

İletişim özellikle iş hayatında çok büyük önem taşır. Sadece meslektaşlarınız ve ekip arkadaşlarınızla değil, aynı zamanda pazarlama, reklam, satış yoluyla da iletişim kurmaktayız. Rekabetle, müşterilerle, halkla, devlet kurumlarıyla, medyayla, sivil toplum örgütleriyle iletişim halindeyiz.

Yönetici olarak iletişim nasıl yapılır?

Bir yönetici veya ekip lideri birçok konu ile aynı anda ilgilenmek zorundadır. Sadece kendi sorumluluklarını değil, aynı zamanda ekibin sorumluluklarını da denetlemesi ve organize etmesi gerekir. Üst yönetimin en zor taraflarından biri de budur. Peki etkili bir lider nasıl iletişim kurar?

• İş yerinde özgürce konuşmak zordur. İnsanlar hangi bilgilerin gizli kalacağından ve hangi bilgiler paylaşılırsa sonuçları olacağından emin Etkili iletişim için güvenli ve sağlıklı bir ortam yaratmak bir yöneticinin görevidir.
• Yapıcı eleştiri veya geri bildirim yüz yüze ve özel olarak yapılmalıdır. Ekip çapında toplantılar sırasında rastgele e-postalar göndermek veya çalışanları eleştirmek yerine, her üç ayda bir bire bir geri bildirim oturumları planlayın.
• Yılda iki kez, iç iletişim stratejinizin herkes için adilane çalıştığından emin olmak için anket yapın. Ekibinizden ve çalışanlarınızdan geri bildirim almak için zaman ayırın. Unutmayın, iletişim iki yönlü bir yoldur.
  
  İş Yerinde Etkili İletişim Kurun

İster yeni bir çalışan ister CEO olun, hepimizin farklı şekilde iletişim kurduğunu anlamak önemlidir.  Günümüz iş alanlarının çok çeşitli olması, her kökenden, eğitimden ve yaştan insanın bir arada olması anlamına gelir. 

Başkalarının nasıl iletişim kurduğu konusunda kendinizi eğitin. Meslektaşlarınıza onlarla en iyi nasıl iletişim kurabileceğinizi sormak için zaman ayırın. Ekibiniz ve şirketiniz arasındaki iletişime öncelik vermek, çatışmayı çözmenize, işbirliğini güçlendirmenize, güçlü yönlerinizi netleştirmenize ve müşterilerinizle etkin bir bağ kurmanıza yardımcı olacaktır.  Etkin iletişim stratejisi kurgulamak ve uygulamak, aynı zamanda, pazarlama ve reklam çalışmalarını, satış konuşmalarını, destek konuşmalarını ve her türlü halkla ilişkiler ve kriz iletişimini içerir. İster sosyal medyada bir içerik yayınlarken, ister bir basın bülteni dağıtırken ya da yeni bir pazarlama kampanyası oluştururken, tüm iletişiminiz tonuna, marka ile uyumuna ve tutarlılığına dikkat edin. Unutmayın, etkili iletişim doğru mesajın en uygun şekilde, en uygun zamanlama ve mecrada verilmesidir.