Herhangi bir ilişkinin anahtarı iletişimdir. Bu elbette romantik ilişkileri de içerir ancak arkadaşlıkları, meslektaşları, yönetici-ekip ilişkileri ve özellikle marka-müşteri ilişkileri için de geçerlidir. Bir başkasını ikna etmek, bilgilendirmek, eğlendirmek veya etkileşimde bulunmanızı gerektiren herhangi bir anlatım, etkili iletişim gerektirir.
İletişim, insanların başkalarıyla nasıl etkileşime girdiği ve nasıl bilgi alışverişinde bulunduğudur. Latince “commūnicāre” kelimesinden gelir, yani paylaşmak.
Daha basit bir ifadeyle, iletişimin amacı “anlam yaratmak ve anlam alışverişi yapmak”tır. İletişim aynı zamanda bir süreçtir. Bir dizi eylemin sonucudur. İletişim, yönteme, kanala ve kişiye göre değişkenlik gösterir. Öyleyse, etkili iletişim yapmanın püf noktaları nelerdir?
Her iletişim iyi iletişim değildir. Aslında, hiç iletişim kurmamak (bazı durumlarda) zayıf veya kötü iletişim kurmaktan daha iyi bile olabilir.
Etkili iletişim yöntemlerini uygulamamak hata yapmanıza yol açar. Kötü iletişim, bazı durumlarda, ortamı şiddetlendirebilir, kötüleştirebilir, güven sarsabilir. Dahası esas mesajların alınmasını zorlaştırabilir. Etkili iletişim, sonuç veren iletişimdir. Etkili iletişim yapmak için bazı becerilere sahip olmak gerekir.
Etkili iletişim sadece açık ve dürüst konuşmak değildir. Aynı zamanda iletişim için güvenli ve rahat bir alan yaratmayı da gerektirir. Başarılı bir şekilde bilgi vermek ve almak için aşağıda sıralanan etkili iletişim becerilerini kullanmanız şarttır.
Etkili iletişim, konuşmaktan çok dinlemekle ilgilidir. Aktif dinleme, sadece karşınızdaki kişinin söyleyeceklerini duymak değildir; aynı zamanda onların duygularını ve bakış açılarını anlamayı da içerir. Etkili iletişimin amacı, iletişim kurduğunuz kişi veya tarafla empati kurmak ve anlamaktır. Bu önemli kuralın adımlarını şöyle sıralayabiliriz:
Kararlı olmak, düşüncelerinizi, fikirlerinizi ve duygularınızı dikkate almaktır. Dahası bunları açık ve saygılı bir şekilde iletmektir. Kendinizi öne sürmek, başkalarıyla empati kurarken kendi hedeflerinizde net kalmanıza yardımcı olabilir. Tabii ki kararlı olmak, aşağılayıcı veya saldırgan olmak anlamına gelmez. Aşağıdakileri uygulayarak iddialı ve net adımlar atabilirsiniz.
Etkili iletişim diğer kişiyi anlamakla ilgili olsa da, kendi bakış açılarımızı unutmamız gerektiği anlamına gelmez.
İster konuşuyor ister dinliyor olun, iletişimdeki stresi en aza indirmek, sağlıklı ve etkili bir ortam yaratmaya yardımcı olur. Peki nasıl?
Yöneticiler, patronlar veya ebeveynler gibi bir ilişkide "üstün" olarak algılanan herkes bukuralları özellikle akılda tutmalıdır.
İlişkilerinizde iletişimi engelleyebilecek birkaç yaygın iletişim hatasına göz atalım,
İki taraf aynı dili konuşmadığında veya farklı anlayışlara sahip olduğunda ortaya çıkar.Günümüzün işyeri ortamları her zamankinden daha çeşitlidir, yani işbirliği her türlü kültür arasında gerçekleşiyor. Kültürel veya dil engellerini kaldırmanın en iyi yolu, evrensel olarak anlaşılan ortak, net ifadeler seçmektir. Farklı bir dil konuşan biriyle iletişim kurmak istiyorsanız, gerektiğinde bir çevirmen kullanmayı deneyin.
Psikolojik engeller, taraflardan biri veya her ikisi de kültürel önyargılar taşıdığında veya duygusal bagajlarla kısıtlandığında ortaya çıkar. Güven eksikliği dikkat veya empati eksikliği olduğunda meydana çıkar. Herkesin zihin dünyası ve yetiştirilme tarzı farklıdır. Psikolojik engeller söz konusu olduğunda, beklenti ve önyargıları bir kenara bırakıp empati, sabır ve anlayışa öncelik vermek her iki tarafın da sorumluluğudur.
3. Fiziksel İletişim Engelleri
Fiziksel engeller, e-posta, sosyal medya, metin veya telefon iletişimi (yüz yüze olmayan herhangi bir teknoloji) yoluyla ortaya çıkar. Günümüz dünyasında özellikle uzaktan çalışma ile dijital ve metin tabanlı iletişim çok yaygındır. Alıcılar, bir mesajın arkasındaki anlamı üstlenmeyerek veya sadece açıklama isteyerek bu engellerden kaçınabilirler. Ayrıca mesajgönderenler sözsüz iletişim kurarken açıklayıcı noktalama işaretleri veya kelimeler ekleyerek mesajlarının daha kolay alınmasını sağlayabilirler.
DiSC ve Myers-Briggs gibi kişilik testleri, başkalarının sizin ihtiyaçlarınızı, güçlü ve zayıf yönlerinizi daha iyi anlamasına yardımcı olur. Aynı yöntem iletişim tarzları için de geçerlidir. Aşağıdaki farklı stilleri anlamak, başkalarının nasıl ve neden iletişim kurduğunu daha iyi anlamanızı sağlar.
Pasif iletişimciler kayıtsız davranırlar ve çoğu zaman başkalarına boyun eğerler. Dışarıdan uysal, sessiz veya esnek görünebilirler. Muhtemelen hayır demekte veya çatışmalarla uğraşmada iyi değillerdir. Ancak genellikle "akışa göre hareket ettikleri" için anlaşmaları kolaydır.
Pasif iletişimcilerden duyabileceğiniz ifadeler şunlardır:
Pasif iletişimcilerin uysal ve sessiz olduğu yerde, agresif iletişimciler gürültülü, küstah, eleştiren ve fiziksel olarak saldırgandır. İletişim tarzları davranışları, hacimleri ve ifadeleriyle yankılanır. Agresif iletişimciler komutlar verir, araya girer ve genellikle insanların sözünü keserler.
Agresif iletişimcilerden duyabileceğiniz ifadeler şunlardır:
Pasif-agresif tarz, her ikisinin bir karışımıdır, diyebiliriz. Bu tür iletişimci pasif görünse de, muhtemelen bilinçaltlarında saldırgan bir taraf barındırırlar. Davranışsal olarak heyecanlı görünebilirler ve söyledikleriyle uyuşmayan yüz ifadeleri veya sözel olmayan ipuçları gösterebilirler.
Pasif-agresif iletişimcilerden duyabileceğiniz bir ifade:
İddialı iletişimcilerin en etkili ve en sağlıklı iletişim tarzını takip ettiği söylenir. Bu iletişimciler, başkalarının görüşlerini dikkate alırken, kendi ihtiyaçlarını ve görüşlerini de net bir şekilde ifade edebilirler.
Genellikle bir uzlaşma veya kazan-kazan durumu yaratmak için iletişim kurarlar.
İddialı iletişimcilerden duyabileceğiniz bir ifade:
Kendi iletişim tarzınızın yanı sıra ekibinizin ve meslektaşlarınızın tarzını anlamak, uzlaşmazorlaştığında yardımcı olacaktır.
İletişim özellikle iş hayatında çok büyük önem taşır. Sadece meslektaşlarınız ve ekip arkadaşlarınızla değil, aynı zamanda pazarlama, reklam, satış yoluyla da iletişim kurmaktayız. Rekabetle, müşterilerle, halkla, devlet kurumlarıyla, medyayla, sivil toplum örgütleriyle iletişim halindeyiz.
Bir yönetici veya ekip lideri birçok konu ile aynı anda ilgilenmek zorundadır. Sadece kendi sorumluluklarını değil, aynı zamanda ekibin sorumluluklarını da denetlemesi ve organize etmesi gerekir. Üst yönetimin en zor taraflarından biri de budur. Peki etkili bir lider nasıl iletişim kurar?
İster yeni bir çalışan ister CEO olun, hepimizin farklı şekilde iletişim kurduğunu anlamak önemlidir. Günümüz iş alanlarının çok çeşitli olması, her kökenden, eğitimden ve yaştan insanın bir arada olması anlamına gelir.
Başkalarının nasıl iletişim kurduğu konusunda kendinizi eğitin. Meslektaşlarınıza onlarla en iyi nasıl iletişim kurabileceğinizi sormak için zaman ayırın. Ekibiniz ve şirketiniz arasındaki iletişime öncelik vermek, çatışmayı çözmenize, işbirliğini güçlendirmenize, güçlü yönlerinizi netleştirmenize ve müşterilerinizle etkin bir bağ kurmanıza yardımcı olacaktır. Etkin iletişim stratejisi kurgulamak ve uygulamak, aynı zamanda, pazarlama ve reklam çalışmalarını, satış konuşmalarını, destek konuşmalarını ve her türlü halkla ilişkiler ve kriz iletişimini içerir. İster sosyal medyada bir içerik yayınlarken, ister bir basın bülteni dağıtırken ya da yeni bir pazarlama kampanyası oluştururken, tüm iletişiminiz tonuna, marka ile uyumuna ve tutarlılığına dikkat edin. Unutmayın, etkili iletişim doğru mesajın en uygun şekilde, en uygun zamanlama ve mecrada verilmesidir.